Trabajar por tu cuenta también implica dar seguimiento a propuestas, entregas y pagos. Una rutina compartida entre esos pasos te ayuda a saber qué sigue con cada cliente, sin depender de tu memoria o de buscar conversaciones antiguas.
1. Abre una ficha para cada cliente
Guarda el nombre del cliente, sus datos de contacto, la persona que aprueba el trabajo y la información que necesitarás para facturar. Vincula a esa ficha las conversaciones y documentos relevantes.
Si trabajas con una agencia o una empresa, confirma quién solicita el servicio, quién lo aprueba y quién procesa el pago. Pueden ser personas diferentes.
2. Convierte la conversación en una cotización clara
Antes de empezar, deja por escrito:
- El servicio y los entregables incluidos.
- Las fechas previstas y las dependencias del cliente.
- El precio, la moneda y el tratamiento de impuestos que corresponda revisar con tu contador.
- Los hitos de pago acordados, como anticipo y saldo final.
- El alcance de las revisiones y cómo se aprobarán trabajos adicionales.
Conserva la versión aceptada y la evidencia de aprobación. Si cambia el alcance, registra el cambio antes de continuar.
3. Conecta el trabajo con la facturación
Al llegar a un hito acordado, revisa qué corresponde facturar y qué ya se cobró. Usa una referencia que conecte el proyecto, la cotización y el documento de cobro.
Comprueba los datos del cliente y el concepto del servicio antes de emitir una factura. Los requisitos fiscales y el tipo de comprobante deben validarse según tu situación; una cotización no sustituye una factura.
4. Da seguimiento sin improvisar
Una vez por semana, revisa tus cuentas por cobrar. Para cada pendiente, anota el vencimiento acordado, el último contacto y la próxima acción.
Un recordatorio puede ser breve: identifica el trabajo, el documento pendiente y la fecha acordada; después confirma con el cliente si necesita algún dato para procesar el pago.
5. Cierra el ciclo cuando el dinero llegue
Relaciona el pago recibido con la factura correspondiente. Revisa anticipos, pagos parciales y posibles diferencias antes de marcar el saldo como cerrado. Conserva el soporte del movimiento y evita registrar dos veces una misma transferencia.
Tu revisión de los viernes
- ¿Qué propuestas esperan aprobación?
- ¿Qué entregas habilitan una factura?
- ¿Qué facturas están pendientes de pago?
- ¿Qué cobros recibidos faltan por conciliar?
- ¿Qué acción concreta sigue con cada cliente?
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Para profundizar
Stripe: cómo funcionan las cotizaciones explica la diferencia entre una estimación y una factura dentro de un flujo de servicios.